紙の帳簿書類をいつまで保存するの？
「紙の帳簿書類の保存場所がなくて邪魔！」
そんな風に思われている顧問先のお客様も多いようです。
確かに何年も紙の帳簿を保存するのは大変ですよね。
帳簿書類は税法や会社法等で保存義務が定められており、法人税法・消費税法では７年間、会社法では１０年間の保存を要すると言われています。
これが電子で保存できれば紙のスペースがなくなって楽になりますよね。
ここ最近は手書きの帳簿からパソコンを利用した帳簿の作成が一般化されており、帳簿書類も電子データ化が進んでいます。
パソコンで入力しているのだからうちは電子帳簿をやっていると勘違いしている方はいませんか？
パソコンに入力すれば、このままその電子データが電子帳簿と認めらえるのかというとそういうわけにもいきません。事前に税務署へ申請し承認を得ることが必要です。
承認の申請をして認められて初めて電子帳簿となるのです。
したがって、手続きをしなければパソコンで入力していても、紙で出力して保存しなければいけません。
電子帳簿にすればどのようなメリットがあるのか？
電子帳簿にしたメリットとして次の３点がいわれています。
- 帳簿の保存スペースが削減
- いつでも過去の帳簿が確認できる
- 所得税の青色申告特別控除における優遇措置
（ＴＫＣ出版：「帳簿の電子化」のすすめ方）
平成３０年度税制改正で所得税の青色申告特別控除に電子帳簿の場合の優遇措置が設けられました。これは所得税の優遇措置ですが、国は電子政府を推進していますのからゆくゆくは法人税のほうでも何らかの優遇が盛り込まれるのではないかとささやかれています。
国税関連帳簿の電磁的記録等を行う場合の５つの要件
総勘定元帳などの国税関係帳簿を電子申告をする場合には次の５つの要件を満たす必要があります。
- 訂正・加除履歴の確保
- 帳簿間の相互関連性の確保
- システム関係書類等の備え付け
- 見読可能性の確保
- 検索機能の確保
これらの要件を満たしていない場合には、帳簿の電子保存は認められません。
ＴＫＣシステムで帳簿の電子化をすすめましょう！
税理士法人横浜パートナーズでは、電子帳簿保存法に完全対応したＴＫＣシステムを活用して帳簿の電子化を推進しています。
また、ＴＫＣの自計化システムを利用することで、電子帳簿に対応できるだけでなく、会計帳簿自体の信頼性向上にもつながります。
ＴＫＣシステムの市販会計ソフトにないメリット
１．過去データが一切変更できない
巡回監査後にすべてのデータはロックされ、過去の誤謬は発見した時点で修正仕訳をする必要があります。
２．会計帳簿と決算書の一体性が証明できる
決算書は会計帳簿と完全に一致しています。また、株式会社ＴＫＣが発行する記帳適時性証明書でその事実を金融機関等に証明できます。
３．いつ会計帳簿を作ったか証明できる
毎月の巡回監査と月次決算を前提としており、自計化ソフトは３カ月以上巡回監査が滞るとシステムが停止して翌月の入力ができなくなります。また、帳簿の適時性は株式会社ＴＫＣが発行する記帳適時性証明書で証明できます。
（ＴＫＣ出版：「帳簿の電子化」のすすめ方）
